BPM für Sage CRM - Automatische Mitteilung bei Vertragsverlängerung

Was macht dieser Task genau?

Täglich werden die Verlängerungszeiträume für jeden Supportvertrag geprüft.

Die Mitteilungen an die Kunden werden 2 Wochen vor Ablauf, am Tag des Ablaufes selbst und eine Woche nach Verlängerung verschickt. Das neue Vertragsdokument ist der Email im Anhang beigefügt.

Welche Geschäftsvorteile gibt es hierbei?

Die Automatisierung dieses Vorgangs bietet folgende Vorteile:

• Automatisierte Verwaltung der Vertragsverlängerungs-Prozesse
• Verbesserung des Kundenservices durch Gewährleistsung, dass Verträge immer bei Bedarf zur Verfügung stehen
• Entbindet das Personal von diesen administrativen Tätigkeiten; keine manuelle Überwachung und Neuerstellung der Unterlagen notwendig
• Bestandskunden werden gehalten

Wie wurde der Task erstellt?

Dieser automatische Task wurde durch Drag & Drop in wenigen Minuten in folgender Reihenfolge erstellt:

Schedule
Dieses Event Tool löst im ersten Prozessschritt täglich den Task aus.

Database Query (ODBC)
Das Input Tool wird im zweiten Schritt genutzt, um die Datenbank nach Kundendetails inklusive Vertragsverlängerungsdaten abzufragen.

Format As HTML
Das Format Tool wurde als dritter Schritt verwendet, um die Kundendetails mit den Vertragsverlängerungsinformationen zu verknüpfen um diese als Mitteilung per Email zu versenden.

Decision
Das General Tool wird im vierten Prozessschritt genutzt, um den Prozess abhängig vom Vertragsverlängerungsdatum weiterzuleiten.

Send Message (SMTP)
Dieses Output Tool wurde als fünfter Prozessschritt genutzt. Liegt das aktuelle Datum innerhalb von 2 Wochen vor dem fälligen Verlängerungsdatum -jedoch nicht genau am oder nach diesem - wird eine Email an den Kunden verschickt inklusive der beigefügten Vertragsdokumente.

Send Message (SMTP)
Dieses Output Tool wurde als sechster Schritt im Prozess verwendet.

Enspricht das aktuelle Datum dem Vertragsverlängerungsdatum, wird eine Email an den Kunden inklusive der neuen Vertragsdokumente im Anhang verschickt.

Send Message (SMTP)
Das Output Tool stellt den letzten Prozessschritt dar.

Liegt das aktuelle Datum zwei Wochen nach dem Verlängerungsdatum, wird eine Mitteilung an den Kunden verschickt mit mit den beigefügten Vertragsdokumenten .